Dispositivo responsável pela representação legal de um indivíduo ou organização no meio digital. Ferramenta que provê validade jurídica na identificação e/ou assinatura eletrônica de documentos.

Através de uma leitora de Cartões Inteligentes com chip (SmartCards) ou Token (Pen Drive Criptográficos), são armazenados todos os dados (Nome, Data de nascimento, CPF, Título de Eleitor etc).

O certificado digital foi desenvolvido pensando exatamente em sua portabilidade e segurança. Garantindo autenticidade, integridade, não–repúdio e validade jurídica (assegurada pela MP 2200-2/2001). Visto que a Assinatura Eletrônica é infinitamente mais seguro do que a tradicional assinatura manuscrita, e sua portabilidade é similar a uma caneta, faz-se as seguintes comparações:

• O representante legal de uma dada instituição está em uma viagem de negócios e surge a necessidade de assinar um contrato.


Método Tradicional - Seria necessário o envio do documento em um malote pelo correio, que em média iria demorar 7 dias para chegar até o representante, que por sua vez lê, assina e remete o mesmo de volta para a instituição, tomando mais 7 dias do prazo. Trata-se de um processo impreciso que está sujeito a violações, atrazos e sinistros.

Método Paperless - O documento eletrônico, seja ele gerado por um editor de textos ou digitalizado a partir de um documento em papel, é enviado via e-mail. O representante legal recebe, lê, assina e envia novamente via e-mail devolta para a instituição. Além do tempo que este processo tomaria, não ultrapassando alguns minutos, a segurança e a agilidade são incomparáveis.


• Em um sistema informatizado de aprovação de compras de uma dada organização surge a necessidade da revisão e assinatura de um gerente específico.


Método Tradicional - Após imprimir o documento gerado pelo sistema, o gerente assina e então o documento é encaminhado para o setor jurídico, que por sua vez faz a revisão e reencaminha essa ordem de compra novamente para o setor específico que realiza a transação e guarda o documento em papel nos arquivos. Este processo é demorado e suscetível a erros. A rastreabilidade de documentos pendentes e/ou arquivados é lenta e de difícil acesso.

Método Paperless - Sem a necessidade das partes envolvidas levantarem da cadeira, a ordem de compras como um documento eletrônico é inserida no workflow e encaminhada automáticamente para todas as partes envolvidas neste processo. Esta ordem de compra é assinada e coassinada eletrônicamente recebendo o status de conclusão. Os documentos concluídos são armazenados e indexados em um sistema de GED (gerenciamento eletrônico de documentos). Os documentos podem ser utilizados e rastreados através chaves de busca por mais de um setor simultaneamente, descartando a necessidade de fotocópias, impressões, armazenamento físico e outros recursos. Vale lembrar que ninguém levantou da cadeira.

O próprio governo federal, a partir de 2002, vem se tornando o principal incentivador e utilizador da certificação digital e de suas aplicações como ferramenta eficaz na desburocratização e descentralização de procedimentos (trâmite de documentos oficiais, ProUni, E-CAC, SISCOMEX, etc).