A redução, ou racionalização do uso, ou mesmo a eliminação da documentação em meio papel é uma tendência mundial. Não só pelo fator ecológico, mas pela sua fragilidade, facilidade de fraudes, dificuldade de armazenamento, manuseio e suscetibilidade a sinistros (incêndios, alagamentos, etc).

O Documento Eletrônico traduz-se em inovação necessária - não se trata de uma tecnologia para o futuro, mas sim para o presente. São diversos os ganhos decorrentes desta redução de uso:

A mudança necessária na chamada cultura do papel envolve diversas mudanças de paradigma, uma vez que todos nós nos acostumamos a conviver com documentos em papel. Quase todos associam erroneamente documento a papel, quando na realidade a concepção de documento é muito mais ampla que um simples pedaço de papel. Basta ver, por exemplo, as diversas definições de documento na área jurídica.

Em função de alguns tipos de documentos, normalmente provenientes da área fiscal ou previdenciária, ainda não poderem ser descartados e transladados para o meio digital, em detrimento de montanhas de documentos que podem e devem ser digitalizados, muitas organizações resolvem não fazer simplesmente nada. A documentação eletrônica e a cultura paperless podem e devem ser implementadas progressivamente nas organizações, de maneira a já introduzir as mudanças necessárias, provocar reações e preparar as pessoas para esta nova realidade. Muitos processos internos já não necessitam de gerar documentos em papel – estes processos podem nascer e morrer eletrônicos, e se constituem excelente ponto de partida para se iniciar a cultura paperless na organização. Como exemplo, podemos citar o controle de diárias e passagens de funcionários.

Pensando em apoiá-los nestas soluções, a Proged Soluções Papeless oferece um conjunto de soluções para que sua organização possa gerenciar seus documentos eletrônicos, incluindo a digitalização dos documentos que estão em meio papel, e criando meios para que os novos documentos gerados já sejam criados em meio eletrônico - reduzindo , desta maneira, progressivamente a dependência com o meio papel.

Benefícios:

Economia - Não é pela eliminação física do papel, mas pela eliminação de toda uma cadeia de custos que compreende – redução no custo com cópias, utilização de impressoras, copiadoras, suprimentos, pessoal técnico, manutenção, etc.

Agilidade - A documentação eletrônica trafega pela infra-estrutura já existente de rede local das organizações, com pequenas possíveis adaptações. Isto permite velocidade na localização de documentos e disponibilização imediata de documentos.

Segurança - Quando utilizado em conjunto com as técnicas de certificação digital os documentos eletrônicos ganham segurança, garantindo autenticidade, integridade, não–repúdio e validade jurídica (assegurada pela MP 2200-2/2001).